Administrasi polis asuransi jiwa: Lima praktik terbaik modernisasi

Industri asuransi jiwa dan anuitas menghadapi tantangan signifikan yang berlangsung selama beberapa dekade: Polis asuransi jiwa masih menggunakan sistem lama yang sudah ketinggalan zaman dan perlu diganti. Pada saat yang sama, polis baru diterbitkan dan disimpan dalam sistem yang sama.

Menghentikan sistem lama ini bukanlah hal yang mudah. ​​Karena adanya beberapa sistem dalam perusahaan asuransi, prosesnya melibatkan penyaringan melalui berbagai lapisan kompleksitas — dalam semacam penggalian arkeologi teknologi — dan berpotensi menghadapi tantangan tak terduga di sepanjang jalan.

Untuk mengatasi tantangan ini, kepala bagian informasi asuransi jiwa mengalihkan perhatian mereka ke proyek-proyek modernisasi sistem administrasi polis. Pergeseran strategis ini diperkuat oleh temuan survei webinar Equisoft baru-baru ini. Di antara peserta, 50% menyatakan bahwa proyek-proyek modernisasi mereka sedang berlangsung secara aktif, sementara 30% saat ini sedang mempertimbangkan apakah akan melanjutkan inisiatif-inisiatif modernisasi administrasi polis.

Bagi para CIO dan pemimpin transformasi digital yang ingin memulai proyek modernisasi administrasi kebijakan, berikut adalah lima praktik terbaik untuk memandu Anda.

1. Memanfaatkan pendekatan Greenfield untuk modernisasi PAS sebagai respons proaktif terhadap utang teknis dan sistem yang ketinggalan zaman.

Banyak perusahaan asuransi jiwa yang mengadopsi pendekatan Greenfield, berinvestasi dalam sistem baru sambil tetap menggunakan data dari sistem lama sebagaimana diperlukan. Hal ini memungkinkan konfigurasi dan pengenalan produk ke pasar yang lebih cepat. Mereka mengintegrasikan produk baru ke dalam sistem baru dan mengalihdayakan pengelolaan data jika diperlukan. Sistem baru pada akhirnya menjadi fokus utama untuk pengembangan di masa mendatang, sementara sistem lama dihapuskan dan dihentikan.

Alasan pendekatan Greenfield semakin populer adalah karena banyak perusahaan asuransi menghadapi utang teknis dan risiko yang signifikan terkait dengan sistem mereka yang sudah ketinggalan zaman. Sistem lama ini sering kali lebih tua dan tidak mudah diintegrasikan dengan teknologi modern. Sistem ini mungkin tidak memiliki bidang penting yang diperlukan untuk upaya digitalisasi, sehingga sulit untuk beradaptasi dengan kebutuhan industri, pelanggan, dan lembaga regulasi yang terus berkembang.

2. Memastikan keselarasan di antara semua pemangku kepentingan proyek.

Kunci keberhasilan implementasi proyek terletak pada memastikan keselarasan di antara semua pemangku kepentingan mengenai tujuan dan sasaran proyek, serta pemahaman yang jelas tentang ruang lingkup tindakan yang sedang dilaksanakan.

Kontrol cakupan yang efektif memerlukan tata kelola yang kuat dan memberdayakan pemilik produk yang mewakili suara bisnis. Sangat penting untuk menghindari jatuh ke dalam perangkap menciptakan kembali sistem masa lalu dan sebaliknya mengadopsi pola pikir yang berpikiran maju untuk berfokus pada visi dan kebutuhan bisnis, mengantisipasi perkembangan, dan memprioritaskan keputusan yang tepat pada waktu yang tepat. Untuk melakukannya, berkolaborasi dengan pemilik produk yang kuat, biasanya dari sisi pelanggan, sangat penting, seperti halnya penyelarasan di antara para pemangku kepentingan pada tujuan dan sasaran proyek dan kontrol cakupan yang jelas melalui tata kelola yang kuat dan pemilik produk yang berdaya.

3. Tetapkan metodologi yang kuat.

Definisi cakupan biasanya berasal dari berbagai kebutuhan bisnis, seperti mengakuisisi blok bisnis baru, meluncurkan produk baru, atau menerapkan perubahan strategis. Hal ini juga dapat didorong oleh faktor terkait teknologi seperti masalah dukungan sistem atau masalah skalabilitas. Kebutuhan ini diidentifikasi selama latihan peta jalan, yang mengarah pada perumusan tujuan modernisasi dan peta jalan transformasi.

Peta jalan ini harus berbasis tonggak pencapaian dan memprioritaskan nilai bisnis. Selanjutnya, proyek-proyek spesifik yang selaras dengan visi strategis perlu didefinisikan dan dicakup, memastikan keselarasan dengan tujuan menyeluruh dan strategi transformasi. Karena negosiasi kontrak modernisasi PAS dapat memengaruhi jadwal implementasi, penting bagi semua pemangku kepentingan untuk menguraikan proses mereka dan menentukan tujuan proyek sejak awal. Ini termasuk memprioritaskan Sprint Zero yang diperpanjang untuk penyempurnaan dan perincian persyaratan proyek secara menyeluruh.

4. Menyiapkan strategi manajemen perubahan organisasi.

Meskipun penting untuk mengantisipasi adanya kurva pembelajaran dan potensi kendala selama proyek berlangsung, persiapan proaktif dan komunikasi yang konsisten merupakan kunci untuk memastikan kenyamanan dan kesiapan semua orang menghadapi perubahan yang akan datang. Sistem baru yang Anda buat akan berbeda, jadi komunikasi yang efektif dan keterlibatan agen perubahan selama proses transisi akan membantu mengurangi dampak negatif.

Dengan penyebaran informasi yang tepat, keterlibatan personel terkait yang tepat waktu, dan penyediaan alat serta pelatihan yang diperlukan, potensi penolakan terhadap perubahan dalam organisasi dapat dikurangi.

5. Prioritaskan masukan pelanggan, kesiapan masa depan, dan kecocokan budaya saat mencari mitra modernisasi PAS.

Proyek modernisasi PAS dapat menjadi tantangan, itulah sebabnya beberapa perusahaan asuransi meminta bantuan vendor pihak ketiga. Melakukan hal itu dapat membantu meringankan sebagian beban administratif, teknis, dan tenaga kerja yang menyertai proyek-proyek ini, tetapi perusahaan asuransi perlu memastikan bahwa vendor tersebut cocok.

Meskipun penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti fungsionalitas, harga, efisiensi, dan kecepatan memasarkan untuk mengatasi tantangan yang ditimbulkan oleh sistem lama, ada pertimbangan lain yang perlu diperhatikan. Ini termasuk menilai posisi kompetitif vendor dan peta jalan teknologi. Namun, yang terpenting, perusahaan asuransi perlu mengumpulkan umpan balik pelanggan, memastikan kesiapan di masa mendatang, dan memastikan keselarasan antara budaya mereka dan budaya vendor yang dipilih.

• Mengumpulkan umpan balik pelanggan: Perusahaan asuransi harus melibatkan pelanggan untuk memperoleh wawasan dan berpartisipasi dalam demo lengkap guna memahami cara kerja sistem dalam praktik. Aspek utama pemilihan vendor adalah menguji fungsionalitas melalui bukti konsep dan skenario untuk memastikan keselarasan dengan kebutuhan dan harapan perusahaan asuransi.
• Menilai kesiapan masa depan: Saat menilai kesiapan di masa mendatang, penting untuk mempertimbangkan skenario yang menunjukkan kemampuan sistem, seperti integrasi portal dan analisis data. Selain itu, mengeksplorasi teknologi mutakhir seperti kecerdasan buatan di luar persyaratan fungsional saat ini sangat penting untuk memastikan kesiapan menghadapi kebutuhan di masa mendatang.
• Menilai kecocokan budaya: Penilaian kesesuaian budaya melibatkan evaluasi seberapa baik budaya vendor selaras dengan budaya perusahaan asuransi. Ini termasuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti strategi manajemen perubahan dan kemudahan kolaborasi. Kesesuaian budaya yang kuat sangat penting untuk kemitraan yang efektif dan implementasi proyek modernisasi PAS yang sukses.

Memposisikan perusahaan asuransi jiwa untuk meraih kesuksesan

Modernisasi PAS menghadirkan tantangan bagi perusahaan asuransi jiwa karena lamanya polis dan kompleksitas sistem lama yang ada. Namun, ada cara untuk mengurangi tantangan tersebut. Memastikan keselarasan di antara semua pemangku kepentingan dan memiliki metodologi yang kuat sangat penting untuk keberhasilan implementasi proyek. Kontrol cakupan yang efektif, didukung oleh tata kelola yang kuat dan pemilik produk yang berdaya, dapat membantu menghindari jebakan dalam menciptakan kembali sistem lama dan menumbuhkan pola pikir yang berwawasan ke depan.

Strategi manajemen perubahan organisasi juga memainkan peran penting dalam memfasilitasi transisi ke sistem baru, dengan menekankan pentingnya komunikasi yang efektif dan keterlibatan agen perubahan selama proses berlangsung. Selain itu, memprioritaskan umpan balik pelanggan, menilai kesiapan masa depan, dan mengevaluasi kesesuaian budaya saat memilih mitra modernisasi PAS sangat penting untuk memastikan hasil yang sukses. Pendekatan proaktif terhadap modernisasi PAS, seperti memanfaatkan pendekatan Greenfield, juga menawarkan solusi yang menjanjikan untuk mengatasi utang teknis dan sistem yang ketinggalan zaman.

Dengan mengatasi tantangan modernisasi PAS dan menerapkan pendekatan strategis, perusahaan asuransi dapat menavigasi kompleksitas proyek transformasi dan memposisikan diri untuk kesuksesan masa depan dalam lanskap industri yang terus berkembang.

© Seluruh isi hak cipta 2024 oleh InsuranceNewsNet.com Inc. Semua hak dilindungi undang-undang. Tidak ada bagian dari artikel ini yang boleh dicetak ulang tanpa persetujuan tertulis dari InsuranceNewsNet.com.

Brian Carey adalah direktur senior, solusi asuransi, Equisoft. Hubungi dia di (email dilindungi).